Julkisuus ja avoimuus
Tässä vaiheessa on hyvä erottaa nämä kaksi käsitettä toisistaan. Puhekielessä usein kuulee, että "tieto on verkossa avoimesti", kun todellisuudessa tarkoitetaan julkisuutta. Julkisuus tarkoittaa teoksen näkyvyyttä, avoimuus taas siihen liittyviä käyttöoikeuksia.
Yleensä kun jokin on "verkossa julkisesti", pääsee kuka tahansa käsiksi siihen jos vain tietää sen osoitteen. Salasanoja ei vaadita. Julkisuus on tiedon leviämisen kannalta tärkeää ja nykyisin tiedon löytäneet voivat jakaa linkkiä edelleen erilaisissa verkostopalveluissa.
"Verkossa avoimesti" oleva sisältö sen sijaan tarkoittaa julkista sisältöä, johon lisäksi liittyy tavanomaista laajempia käyttöoikeuksia. Sisällön tekijä on siis antanut teokseensa esimerkiksi jälleenlevitys- tai muokkausoikeuksia.
Tekijänoikeusnäkökulma
Kaikki teokset ovat lähtökohtaisesti julkistamattomia. Teos voidaan julkistaa ensi kerran vain tekijöiden luvalla. Kun teos on ensi kerran esitetty tai laitettu julkisesti muiden saataville, on se siitä eteenpäin julkistettu teos. Julkistetusta teoksesta saa ottaa sitaatteja ja siitä voi yleensä ottaen puhua.
Teos voidaan julkistaa vain rajatulle joukolle. Jos heille annetaan fyysiset teoskappaleet, he omistavat ne, mutta eivät niiden tekijänoikeuksia. He saavat myydä teokset tai antaa ne eteenpäin, mutta eivät saa tehdä kopioita ilman lupaa. Jos jokin teos julkistetaan verkossa vaikkapa tietyn hankkeen asiakkaiden nähtäville, on heillä oikeus teosta käyttää ja kopioida se itselleen, mutta he eivät saa levittää teosta laajemmalle joukolle.
Teoksesta tulee julkaistu, kun se on levitetty fyysisinä kappaleina yleisön keskuuteen. Siihen ei riitä teoksen esittäminen. Lain mukaan verkossa julkistettu teos on vain julkistettu, ei julkaistu, mutta käytännössä verkossa ilman salasanaa olevaa aineistoa käsitellään julkaistuna.